会議は何をするところ？ー「決定」するところ
日本企業の生産性の低さがニュースに取りざたされる昨今、その要因の一つとささやかれているのが「会議」です。「長い・決まらない・広がらない」会議に、誰もが参加して辟易してしまった経験があるのではないでしょうか。そして次の会議にも同じことが繰り返され、終わらない会議沼地にズブズブとはまってしまうのです…。
書店のビジネス書コーナーを訪れるとたくさんの「会議」に関する書籍が並んでいるので、どれか1冊手にとってみて下さい。乱暴に会議の事前準備を要約すると、
- 前回の振り返り
- 共有することを決める
- 決定することを決める
- 調整することを決める
そして、このリスト(議事次第)をもとに当日の会議を進行し、
- 決定事項(誰による裁量で)
- 懸念事項&宿題事項(誰が、いつまでに)
- 次回の打ち合わせ日程の決定
会議における「決定」という機会に関して、私は留学中に最も衝撃を受けたことがあります。それは、「会議で作業はしないで(させないで)。会議は決定をする場よ。」と同級生に言われたことです。ブレインストーミングなど手を動かしながら作業を行う場合は「ワークショップ」をやると伝えるし、議論が必要なら「ディスカッション」をやると伝える。ただ会って話をするなら「アポイントメント」だと、彼らは主張していたんです。
話を戻しますが、順を追って会議を進行できれば良いのですが、話の途中で進行を遮って質問や否定をする人が出てくる。そんな頭を抱えてしまうこともあるでしょう。そして、連想ゲームよろしく、議事次第の外側へ話題いくこともありますが、会議が「決定」する場だという認識が薄いからかもしれません。
参加者と物事を決定をする「合意形成」の場において、脱線を防ぐためにゴール目標の決定事項を確認するだけでなく、いくつかの予防線を張りましょう。
一般的なものには、
- タイムテーブルを確認する
- 時計を目の届くところに置く
- 話を遮るツールを用意する
などがあります。タイムテーブルの確認は、厳しくしすぎると「決めさせられた感」が生まれてしまうので柔軟に対応しつつ、むしろ、時計やタイマーを設置することで自発的に話を戻せるようなしかけを導入しましょう。また、人数の多い会議で話が発展しすぎたときのために、大きく手を叩いたりホイッスルを鳴らすことで注目を進行に集めることも有効です。
最近、合意形成を図るさまざまな場で「ファシリテーター」と呼ばれる人が活躍しています。主にワークショップと呼ばれる場で、アイデア創出を手伝っている人だという認識をされているかもしれません。しかし、ファシリテーションの技法には、たくさんのアイデアを発散させることだけではなく、さまざまなアイデアをカタチや言葉に置き換える（＝決定していく）、収束していく力もあります*1。つまり、ファシリテーションの技法は会議のような「決定」を図っていく場でも大きな力となるのです。
つまり、会議を決定する場にするためには、
- 下準備をすること（決定する環境を設計すること）
- 進行をすること（ファシリテーションをすること）
- 記録をすること（カタチや言葉に置き換えること）
- 共有すること（まとめて分かち合うこと）
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